Una revolución es un cambio fundamental en una estructura u organización determinada. En la historia han existido revoluciones que han traído consigo cambios significativos, tanto en las estructuras como en los espacios de trabajo. Así, por ejemplo, la revolución industrial y la tecnológica modificaron sustancialmente la apreciación misma del concepto de trabajo en cuanto a las relaciones laborales, los espacios donde se produce, y los medios y herramientas necesarias para cada tipo de actividad.

Es así como, especialmente a partir de la revolución tecnológica, el mundo empresarial ha venido incorporando nuevas técnicas y modelos de trabajo, como los espacios de coworking. Para poder trabajar con éxito desde estos espacios, es imprescindible contar con sistemas que nos ayuden a lograr nuestros objetivos. Por eso, hoy queremos hablarte de las herramientas imprescindibles en un espacio de coworking que te ayudarán a realizar tus tareas de una manera eficiente y adecuada.

¿Qué es el coworking?

Este concepto proviene del inglés y se traduce como “trabajo colaborativo”. El coworking es, aparte de un espacio físico compartido, la construcción de una comunidad de profesionales de distintos sectores que desarrollan sus actividades desde un mismo lugar, compartiendo recursos y capacidades. Es decir, se trata de un sistema formado entre varias empresas o profesionales independientes, para desempeñar sus actividades en un espacio compartido, lo cual les permite el uso común de infraestructuras, equipos y elementos, compartiendo los gastos de elementos básicos como son la electricidad, materiales de oficina, limpieza, etc. Aunque no es vinculante ni obligatorio la generación de sinergias y la creación de una comunidad de forma intensiva, sí que es primordial la figura de un space manager o community builder que tenga el papel y responsabilidad de ser hilo conductor entre los profesionales que van a trabajar bajo el mismo techo. Es ahí cuando surge lo que en el sector llamamos la “serendipia” o el hecho de que las cosas sucedan, y es lo que precisamente alimenta y da sentido al concepto de comunidad.

De esta forma el coworking se presenta como una herramienta o lugar muy conveniente para varios tipos de profesionales, sobretodo independientes, como por ejemplo aquellos cuyas actividades se desarrollan especialmente fuera (por ejemplo, un abogado), los que necesitan salir del ambiente hogareño y encontrar un clima de trabajo diferente (por ejemplo, desarrolladores y diseñadores), o perfiles que son puramente flexibles o lo que en el sector llamamos “nómadas digitales”, que no quieren ataduras, que van de paso por viaje o que simplemente necesitan descongestionarse de su rutina en otros lugares donde normalmente trabajan, pero que igualmente requieren de un espacio de trabajo que funcione como central u oficina propiamente dicha. También es de gran utilidad para las grandes empresas con trabajadores que realizan sus tareas a distancia.

En este sentido, aunque ser nómada digital o trabajar en remoto como parte de una gran empresa nos aporte numerosas ventajas, es importante prestar atención a la comunicación, no solo con los compañeros del espacio, sino también con el resto de integrantes de nuestra compañía. Así, es importante tener en cuenta que las herramientas de comunicación (tanto interna como externa) que utilizamos, se puedan usar desde cualquier lugar, sea desde el propio espacio de coworking o desde la oficina. Los sistemas de telefonía IP, que funcionan a través de Internet, son perfectos para estos casos, ya que se pueden utilizar desde cualquier lugar, facilitando una comunicación fluida y fomentando la flexibilidad necesaria que permite salir de nuestro lugar de trabajo convencional.

¿Cómo organizar un espacio de coworking adecuadamente?

Como ya se ha mencionado, el coworking no solo implica compartir un espacio físico, sino que se requieren ciertas prácticas para organizar un espacio de coworking efectivo, entre las cuales podemos mencionar:

  • Simplificar y facilitar el acceso a las salas de reuniones entre los coworkers.
  • Escoger un mobiliario cómodo y confortable.
  • Priorizar lo que es vital para los usuarios para así adaptar los espacios a los diversos requerimientos.
  • Procurar un equilibrio entre la profesionalidad y la interacción social entre los coworkers y el personal propio del espacio.
  • Estar en contacto constante con los coworkers, para atender sus necesidades y detectar y potenciar sinergias.
  • Analizar los procesos y mejorarlos constantemente.
  • Diseñar muy bien los procesos internos desde el inicio, seleccionando herramientas tecnológicas y de gestión adecuadas.
  • Ser generosos en la designación de zonas sociales, pues es donde surgirá la comunicación personal, las posibles sinergias y que hará que se genere una comunidad más sólida.

¿Qué herramientas se necesitan en un espacio de coworking?

Respecto al último punto mencionado anteriormente, es realmente escoger herramientas que permitan una gestión eficiente y eficaz del espacio coworking, y que garanticen a los trabajadores un lugar con todo lo que necesiten para sus actividades. Así se pueden mencionar:

Sistema de Gestión de Clientes (CRM)

Un CRM que recopile y organice la información comercial de interacción entre los coworkers, y, por supuesto de estos con sus clientes es elemental para administrar eficientemente el espacio y ahorrar costos de gestión.

Además el CRM se puede integrar con distintas herramientas (tanto internas como externas), como por ejemplo un software de facturación, el cual funciona a través de Internet, o un cloud contact center, que se trata de una herramienta de comunicación de telefonía IP como la que mencionábamos al principio. Al estar alojado en la nube, ofrece numerosas herramientas avanzadas que posibilitan la comunicación entre los coworkers e incluso dar visibilidad a sus perfiles profesionales de cara a sus clientes o la propia comunidad.

En nuestro caso, y desde hace varios años, usamos y estamos enamorados del CRM Nexudus, que se ha convertido en referencia a nivel global para gestión de espacios coworking.

Software de contabilidad

Aunque como cualquier empresa que se precie, es muy importante ir de la mano de profesionales o gestoría adecuada de cara a la consultoría de negocio, fiscalidad u otros datos financieros, estos sistemas tienen como fin el manejo adecuado de la contabilidad interna del espacio coworking. De esta manera, es posible llevar una adecuada administración de los recursos del mismo y de cada uno de los trabajadores. En el caso de workINcompany, administramos nuestra contabilidad íntegramente de forma interna, aunque es muy común delegar este proceso completo a una gestoría.

Gestión de archivos o almacenamiento

Aunque hay infinidad de caminos a elegir a la hora de proteger y almacenar la información de la empresa, sí que es necesario ser fiel y decantarse por un sistema que nos funcione. Como es sabido se puede ir desde una configuración de red interna a través de servidores, un simple NAS, contratación de tarifas profesionales para empresas (de Google, por ejemplo) o contar con almacenamiento sincronizado en la nube gratis o de pago de diferentes compañías (Google Drive, Amazon, Dropbox, y otras)

Gestión de proyectos o equipos

Este es un amplísimo campo dentro de las empresas y que, si tu espacio coworking cuenta con un equipo de profesionales responsables del mismo, es totalmente necesario para la organización de tareas, diseño de objetivos, comunicación interna de avances y muchas otras utilidades para que el trabajo diario o proyectos en marcha, tengan la fluidez adecuada. En nuestro caso usamos Trello para la gestión interna de trabajo, aunque hay herramientas muy conocidas en la nube para una finalidad similar.

En conclusión, el coworking vino hace más de 10 años para quedarse, y ahora más que nunca se presenta como una oportunidad de  innovación e interacción social, siendo ya muchos los que consideran que son el futuro que se impondrá sobre las distintas formas de trabajo que están surgiendo recientemente. Así, es determinante incluir  en los mismos las herramientas tecnológicas y de comunicación adecuadas para poder llevar a cabo una gestión óptima tanto de los recursos como del espacio.

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